Бездоганно сформований рахунок-фатура беззаперечно вирізнятиме вашу компанію серед конкурентів. Адже підтримання бізнес-організації на високому професійному рівні вимагає багато зусиль як у плані ефективного і якісного виконання поставлених завдань, так і в напрямку створення привабливого іміджу для сприйняття зі сторони.
Якщо ви працюєте над своїм першим рахунком-фактурою або вже створили їх тисячі — прийміть щирі вітання. Ваша робота заслуговує винагороди. Але чи знаєте ви, що необхідно для створення бездоганного рахунку-фактури, який ще й до того сформований відповідно до закону?
Давайте розпочнемо з основного. Хоча всі ці речі і здаються очевидними! У цьому плані рахунок-фактура, як і будь-яке ділове листування, у першу чергу вимагає відомостей про фізичну особу, підприємство чи установу, від імені яких складено документ. Тобто потрібно вказувати своє прізвище, ім’я, по батькові або ж назву вашої фірми, адресу і, якщо можливо, логотип. Даруйте, але краще вже повна відсутність логотипу, аніж таврування своєї діяльності химерними WordArt-творіннями неонових кольорів… Та про це ми ще поговоримо згодом.
Отже рахунок-фактура повинен містити наступне:
- вашу адресу;
- адресу клієнта;
- дату рахунку-фактури;
- унікальний номер рахунку-фактури у безперервній послідовній нумерації списку накладних;
- наклад, детальний перелік всіх продуктів або послуг;
- ваші платіжні реквізити, тобто PayPal, банківський рахунок і т. п.;
- термін оплати.
Це фундамент. Але у зв’язку із необхідністю надання рахунку-фактурі юридичної сили виникають різні нюанси, і всі вони зумовлені законодавством країни, у якій ви працюєте.
Україна
Нещодавно українському фрілансеру було спрощено процедуру отримання оплати від іноземних клієнтів. НБУ опублікував рекомендацію для банків, згідно з якою достатньо пред’явити замовнику лише рахунок-фактуру, а проведений ним платіж і буде свідченням підписання договору. Законодавство, що регулюватиме міжнародні комерційні угоди, знаходиться на стадії розробки, а тому є ризик що банки та податкові органи не будуть прислухатись до висловлених у листі НБУ рекомендацій. У найближчому майбутньому планується також розробка загального шаблону рахунку-фактури.
США
США не мають багато юридичних вимог до рахунків-фактур фрілансерів. Потрібно враховувати лише той факт, що ваш клієнт повинен буде подати звіт про щорічні виплати вам до Служби внутрішніх доходів США, а вже звідти з вами зв’яжуться для складання необхідної форми. Моя порада: не використовуйте номер соціального страхування на своїх рахунках-фактурах, адже ви ніколи не знатимете, де він врешті-решт опиниться і хто зможе його побачити. І все ж вашому клієнту, можливо, він буде потрібний один раз, щоб правильно оформити переказ коштів.
Великобританія
У Великобританії слово «рахунок-фактура» повинно бути чітко вказане у документі, який також має включати наступну інформацію:
- унікальний ідентифікаційний номер;
- ваше ім’я або назву компанії, адресу та контактну інформацію;
- назву компанії та адресу вашого клієнта;
- докладний перелік витрат;
- дату надання послуг або виготовлення товарів (дату постачання);
- дату рахунку-фактури;
- суму(и) до сплати;
- суму ПДВ (якщо є);
- загальну суму заборгованості.
Фізичні особи-підприємці на рахунках-фактурах повинні вказувати ім’я фізичної особи-підприємця або поточне бізнес-ім’я та адресу, на яку будуть надходити будь-які правові документи.
Швейцарія, Австрія, Німеччина
У таких німецькомовних країнах, як Швейцарія, Австрія і Німеччина, вимоги дуже схожі, тут відсутні правові підстави вживати у документах словосполучення «рахунок-фактура». Нюанс полягає в тому, що потрібно чітко зазначати, якщо товари чи надані послуги, вказані у рахунку-фактурі, звільняються від ПДВ, а для більшості фрілансерів саме так і є (наприклад, “Kein Ausweis von USt gem. § 19 Abs. 1 UStG” у Німеччині або “Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung” в Австрії).
Електронний рахунок-фактура
Майбутнє, а швидше навіть теперішнє – за електронними рахунками-фактурами. З кожним днем електронні рахунки-фактури та інші форми електронного білінгу витісняють паперовий документообіг. Фактично, переважна більшість сучасних підприємців чи фрілансерів уже надсилаюсть електронною поштою свої рахунки-фактури, прикріпленими у форматі PDF. Певний час, принаймні, у Європі ті документи вимагали цифрового підпису для засвідчення вступу договору в силу. Цей процес більше не є обов’язковим з юридичної точки зору. Тим не менше, як і раніше, можна роздрукувати рахунок-фактуру, поставити печатку і тримати його в аналоговому архіві – хороша і рекомендована практика для всіх скептиків.
Неписані правила
Такого закону, який вимагає бездоганного зовнішнього вигляду рахунку-фактури, звичайно, немає, але не можна не наголосити, наскільки важливим є привабливий дизайн. Повірте, клієнт оцінить ваші старання, коли отримає гарно оформлений рахунок. Адже це ваша форма дружнього і ділового звертання. Навіть білінговий процес може бути приємним, адже саме дрібні деталі вдосконалюють цей світ.
Якщо ви вирішили доручити біллінг zistemo, можемо запропонувати вам кілька варіантів дизайну. Також передбачено можливість завантаження вашого власного логотипу. І звичайно, гарантуємо широке поле для діяльності над втіленням індивідуального вигляду рахунку-фактури спеціально для потреб ваших найпримхливіших клієнтів.
Сподіваємося, що стаття була для Вас корисною.
З найкращими побажаннями, zistemo
