Мобільний додаток для обліку часу

Навчіться розставляти пріоритети, відповідаючи на 5 простих запитань

Вам як підприємцю іноді доводиться приймати безліч рішень протягом короткого періоду. Часом навіть здається, що надзвичайні ситуації відбуваються одна за одною. Читайте далі, як у таких випадках не з’їхати з глузду та повернутися до звичного способу життя за допомогою показника невідкладності для збереження підприємницької ефективності.

Розставляйте пріоритети правильно

Життя підприємця наповнене веселими і цікавими подіями. Але іноді шалений ритм може дуже виснажувати. Є моменти, коли все починає дратувати, і безперестанку з’являються нові й нові вимоги, завдання та запитання.

У минулому році, саме перед релізом zistemo, коли життя набрало божевільних обертів, один наш друг розповів про черговість надання допомоги у залежності від тяжкості загального стану хворого, яку лікарі і медсестри визначають у відділеннях невідкладної допомоги, де мають справу із надзвичайними ситуаціями кожного Божого дня. Як правило, вони завжди несподівані та непередбачувані і здаються дуже-дуже! терміновими. Для успішного виконання такої напруженої щоденної роботи медперсонал поділяє всі випадки на 5 категорій.

Навчіться розставляти пріоритети, відповідаючи на 5 простих запитань

Категоризація випадків у відділеннях швидкої медичної допомоги

Як тільки прибувають нові хворі, медики оцінюють стан пацієнтів на основі наявних симптомів, потім розставляють пріоритети та черговість надання допомоги. Виділяють п’ять рівнів невідкладності.

  • Рівень 1: Невідкладний. Необхідне негайне втручання для збереження життя.
  • Рівень 2: Необхідний. Високий ризик погіршення стану або наявність проблем, що з часом прогресують.
  • Рівень 3: Терміновий. Стабільний стан, для встановлення діагнозу та лікування необхідно провести аналізи.
  • Рівень 4: Менш терміновий. Стабільний стан, необхідно зробити один аналіз чи виконати процедури.
  • Рівень 5: Не терміновий. Стабільний стан, аналізів не потрібно.

На основі медичної моделі групування випадків у відділеннях швидкої допомоги ми придумали власний метод для категоризації бізнес-справ.

Показник невідкладності для збереження підприємницької ефектвності

Щоразу, коли виникають нові завдання, вимоги або запитання, застосовуйте метод модифікованого показника невідкладності, відповідаючи на 5 наступних запитань.

1. Це питання життя чи смерті?

А чи постраждає серйозно мій бізнес, якщо я не відреагую на повідомлення просто зараз, в цю секунду? Скоріш за все — ні. Тоді краще сконцентруйтесь на виконанні поточного завдання, а відповісте, коли будете готові. Адже повідомлення і так нікуди не дінеться із поштової скриньки.

2. Наскільки постраждає мій бізнес, якщо я не відреагую якомога швидше?

Іншими словами, які ризики чекають у випадку, якщо на деякий час відкласти виконання завдання? Наскільки серйозно постраждають моя команда або клієнти, якщо я не працюватиму над проблемою наступні півгодини? Якою б не була відповідь, необхідно відразу відповісти на питання № 3.

3. Кого необхідно буде залучити для вирішення проблеми?

Хто мені потрібен і що мені слід зробити для вирішення проблеми чи виконання завдання? Це дуже важливе питання, адже основна помилка всіх підприємців — відсутність делегування обов’язків. Можливо, ми не довіряємо, що хтось інший зробить все правильно, або переконані, що всі так само зайняті. Та якими б не були мотиви, скоріш за все, ми помиляємось. Давайте на мить повернемося до відділення швидкої допомоги. Кардіохірург ніколи б і не замислився про виконання обов’язків анестезіолога, та навіть рентген би не зробив. А тепер знову подумайте про свій бізнес. Хто найкраще впорається із поставленою проблемою? Якщо це зможе зробити не одна, а кілька людей, вам потрібно негайно перейти до вирішення цього питання, адже чим більше людей бере участь, тим раніше треба починати з ними говорити. Якщо ж ви все будете робити самі, переходьте до питання № 4.

4. Скільки часу знадобиться для виконання завдання?

Час — ваш найцінніший ресурс, і ви повинні ставитися до нього з повагою. Постарайтеся оцінити, скільки часу знадобиться для виконання кожного завдання. Ніколи не забувайте, що зазвичай на виконання завдань необхідно більше часу, ніж планувалось. А тому подбайте про невеликий часовий запас, і ви про це точно не пошкодуєте.

5. Коли закінчується термін виконання завдання?

Коли виконання завдання стає питанням життя і смерті? Будьте ласкаві, ніколи не доводьте своїх справ до цього. Не створюйте нікому непотрібних надзвичайних ситуацій 1-го рівня. Оцінюйте тверезо, коли закінчується термін вирішення проблеми чи виконання завдання. А потім змістіть кінцеву дату ближче до теперішнього моменту. Нагадую, що насправді все може потребувати більше часу, ніж ви думаєте.

Інформування про розставлені пріоритети

У відділенні швидкої допомоги вам навряд захочеться, щоб вас зарахували до групи третього рівня невідкладності, адже очікувати у такій ситуації просто жахливо. Хоча і в групі першого рівня ніхто опинятися не хоче. Очікування видається справжнім випробуванням не тільки у відділенні швидкої допомоги. Навряд чи вам хотілося б викликати схожі відчуття у членів вашої команди чи у клієнтів, особливо в умовах надзвичайних ситуацій. Як підприємець ви не повинні змушувати клієнтів чекати, тому що, на відміну від пацієнтів швидкої медичної допомоги, ваша клієнтура має можливість звернутись за допомогою деінде. Отже, перш за все після оцінки завдання відповідно до показника невідкладності для збереження підприємницької ефективності варто повідомити своїм клієнтам і членам команди, чого слід очікувати, кого залучено до виконання завдання, скільки часу це може зайняти і які терміни виконання передбачено.

Завдяки показнику невідкладності для збереження підприємницької ефективності життя більше не буде схожим на життя працівників відділень швидкої медичної допомоги. Тепер ви зможете відокремлювати справжні надзвичайні ситуації від тих, які такими лише здаються. Визначатимете кінцеві дати виконання кожного завдання, раціонально розподіляючи свій час, та житимете без стресу. І все це — не що інше, як основні принципи організації ефективного робочого процесу.

З найкращими побажаннями, zistemo

поради для фрілансера раціональне управління проєктом


Також цікаво

Місія: удосконалити досвід управління проєктом

Поговоримо про шляхи вдосконалення управління проєктами малого бізнесу чи фрілансовими проєктами, розглянемо, що таке управління проєктом і як ви можете використовувати методології менеджменту проєкту для розвитку своїх здібностей у ролі проєктного менеджера.

мобільний облік часу раціональне управління проєктом

Що таке бізнес-інтелект?

У сучасному інформаційному просторі виокремлюють різні види інтелекту: емоційний інтелект, бізнес-інтелект, креативний інтелект тощо. Загалом інтелект визначається коефіцієнтом інтелекту (або т.зв. рівнем IQ), емоційним інтелектом (EQ), бізнес-інтелектом (BI) та ключовими показниками ефективності (КПЕ).

бізнес-інтелект програма для обліку

Шаблони рахунків-фактур майбутнього

Шукаєте зразки рахунків-фактур? Ласкаво просимо! Ви на правильній вебсторінці. І ми цінуємо, що ви знайшли час у своєму насиченому розкладі, чи просто віддали перевагу нашому блогу, а не соцмережам. Адже зараз ми відкриємо таємницю виставляння рахунків у майбутньому.

виставлення рахунку-фактури програма для обліку

Як аналіз малих даних може сприяти розвитку бізнесу

Забудьте про великі дані! Малих даних може бути цілком достатньо для ведення успішного бізнесу. Принаймні, якщо вірити словам гуру маркетингу Мартіну Ліндстрому. У своєму бестселері “Малі дані: дрібниці, що криються у великих трендах” (2016) він стверджує, що малі дані можуть бути не менш, якщо не більш, важливими, ніж великі дані.

поради для фрілансера раціональне управління проєктом

Час сплати податків! Простий спосіб заповнення податкових декларацій

Складний процес подання податкових декларацій щоразу викликає спокусу приховати доходи? Досить! Цього року все буде по-іншому, без зайвих труднощів та проблем. Вам залишається просто розслабитись… Гадаєте, це лише мрія? Зовсім ні.

програма для обліку

Зручний, безпечний та продуманий облік робочого часу команди 4.0

Вести облік часу командної роботи відтепер дуже просто навіть на ходу. Розподіляйте години відповідно до клієнтів, проєктів або завдань та виставляйте рахунки-фактури протягом кількох секунд. Гадаєте, звучить надто оптимістично, щоб бути правдою?

ведення обліку робочих годин мобільний облік часу програма для обліку

Оптимізуйте роботу вже сьогодні!

Кредитної карти не вимагаємо.