Мобільний додаток для обліку часу

5 причин відмовитись від електронної пошти для збільшення ефективності

Скільки листів ви отримуєте кожного дня? Підозрюємо, що достатньо. Згідно із нещодавніми дослідженнями ми витрачаємо близько 3.1 години на ділове листування та ще 3.2 — на приватне. Саме тому все більше підприємців та розробників стартапів взагалі відмовляються від електронної пошти. Читайте далі, щоб дізнатися про переваги безімейлової політики.

Надто багато вхідних листів? Досить!

У вас постійно переповнена поштова скринька? Якщо так, то ви не самотні. Багатьом із нас доводиться працювати із вхідною поштою після роботи, і навіть під час відпусток, щоб згодом не потонути у цілому морі листів. Це не зовсім раціональний підхід. Адже нам потрібний час на відпочинок, щоб виконувати свою роботу добре, бути творчими і мотивованими. Але що ж тоді робити?

5 причин відмовитись від електронної пошти для збільшення ефективності

Безімейлова політика

Що робити запитували себе і працівники Atos. Відповідь була очевидна: позбутися електронної пошти. У 2011 році вони запустили проєкт “Нуль електронних листів” (Zero Email project), щоб замінити безлад у поштовій скриньці на цілеспрямоване спілкування. На жаль, мети проєкту не було досягнуто, особливо у плані комунікації з клієнтами. Але згідно зі звітами компанії кількість щоденних листів різко скоротилася, та і загалом спілкування стало більш ефективним. Багато й інших компаній також спробували відмовитись від електронної пошти і, схоже, залишилися дуже задоволеними. Замість поштової скриньки все частіше використовують такі програми, як Skype, Trello, Dropbox, Cloudwards або Slack і, звичайно, не менш ефективне традиційне усне спілкування. Читайте далі про п’ять суттєвих переваг безімейлової політики.

1. Велика концентрація уваги

Оновлюючи вкладку із вхідними листами кожні кілька хвилин, середньостатистичний працівник витрачає на перевірку поштової скриньки велику частину свого робочого дня. Навряд чи в таких умовах взагалі можливо зосередитись. Щоразу після переключення нашої уваги на електронну пошту, навіть на кілька секунд, необхідний деякий час, щоб знову повернутися до виконання завдання. А тому час, який міг би використовуватись на роботу, витрачається на оновлення пошти двічі: один раз власне на перевірку, і другий — на відновлення нашої уваги. Однак відмова від електронної пошти вимагає переосмислення стратегій роботи. Тільки уявіть, що у вас є можливість перевірити свою скриньку тільки два рази на день, а справді важливий матеріал знайде свій шлях до вас через інший канал. Уявіть, скільки фактичних завдань ви могли б завершити! І якщо правильно налаштувати канали надходження інформації, то відмова від електронної пошти суттєво підвищить ефективність.

2. Багатоканальне спілкування

Відмова від листування електронною поштою дасть можливість переосмислити способи комунікації у вашому бізнесі. Такі програми, як Slack, дозволяють спілкуватися в організованих групах, забезпечуючи швидкі та цілеспрямовані переговори. Автоматично зникає необхідність як у зберіганні копій листів та довгих ланцюгів повідомлень, так і в очищенні поштової скриньки від всього зайвого. Натомість засідання груп можна проводити онлайн, і це навіть краще. Якщо електронну пошту замінити спеціалізованими груповими обговореннями, акцентованими на певних темах, ваша команда матиме можливість спілкуватися швидше та більш цілеспрямовано у будь-який час та у будь-якому місці.

3. Використання засобів для ефективної співпраці

Системи обміну повідомленнями дозволяють не просто спілкуватись, але й співпрацювати. Групові обговорення в режимі реального часу відкривають вам і вашій команді справді широкі можливості співпраці. Один колумніст “New York Times”, який працює віддалено, якось сказав: “У мене тісні дружні взаємини з колегами в іншій частині країни, і мене це тішить”. Завдяки заміні електронної пошти Slack-ом тепер можна читати і водночас бути віртуальним учасником дискусій. Іншими словами, відмова від електронної пошти звільняє більше часу та дає можливість зосередитись, щоб співпрацювати ефективніше. А це передбачає більше мотивації та успіху на робочому місці майбутнього.

4. Завжди актуальна інформація

Для отримання найактуальнішої інформації достатньо замінити індивідуальні поштові скриньки на групові переговори у хмарному середовищі. Всі запрошені учасники зможуть читати останні повідомлення у будь-який зручний час та з будь-якого місця. Співробітник знаходився на іншій півкулі протягом тривалої відпустки чи був відсутнім на робочому місці з іншої поважної причини? Жодних проблем! Навіть якщо ви новенький учасник команди, просто перечитайте відповідні архіви та швидко входьте в курс справ і поринайте у робочий процес. А ще — ніколи не виникне ситуації, коли вам забудуть надіслати чи навмисне не відправлять копію важливого листа. І не потрібно буде перевіряти, чи всі все вчасно отримали. Та найбільшою перевагою відмови від ланцюгів електронних листів є вирішення проблеми багаторазового пересилання одних і тих самих повідомлень, а також їх подальшого упорядкованого зберігання. Це підводить нас до наступного аргументу “За” безімейлову політику.

5. Економія на зберіганні даних

Навіть у світі цифрових технологій простір не безмежний. І хоч пам’ять для зберігання даних дуже дешева, та все ж коштує грошей. Особливо, якщо вам необхідні ще й безпека, надійність і резервне копіювання. Кожне повідомлення має свою інформаційну вагу. У випадку з електронною поштою велика кількість даних є надлишковою. Лист, що відправлений десятьом членам команди буде збережений десять разів, а точніше — одинадцять, враховуючи вкладку “Надіслані”. Пам’ять для зберігання даних не безкоштовна, тому непотрібна інформація — це даремне використання місця. Але зайвих витрат можна уникнути, чи хоча б зменшити їх за допомогою хмарних систем обміну повідомленнями. Всі дані і повідомлення у межах групи будуть збережені в центральному сховищі, доступному в будь-який час та з будь-якого місця. Менше місця для зберігання інформації та більше заощаджень — хто зможе від такого відмовитись?

Відмова від електронної пошти = максимальна ефективність

Можливо, просто вже час попрощатися з електронною поштою. Цілком ймовірно, що у недалекому майбутньому для роботи вона буде не потрібна. Саме тому ми розробили zistemo із безпосереднім доступом до Slack-у, щоб ви могли зосередитися на якісному виконанні своїх прямих обов’язків, а не на очищенні поштової скриньки від тотального безладу.

З найкращими побажаннями, zistemo

поради для фрілансера робота в інтернеті 4.0


Також цікаво

П’ять переваг і п’ять недоліків на шляху індивідуального підприємця

Щоб досягти підприємницького успіху без колективу, спробуйте шлях індивідуального підприємця. Велика кількість електриків, працівників творчих спеціальностей, засновників компаній надають перевагу роботі поодинці. Вірите чи ні, але вони — дуже успішні. Читайте далі, щоб дізнатися про п’ять основних переваг і п’ять недоліків індивідуальної роботи, та як переоцінюється робота у команді.

поради для фрілансера робота в інтернеті 4.0

Як аналіз малих даних може сприяти розвитку бізнесу

Забудьте про великі дані! Малих даних може бути цілком достатньо для ведення успішного бізнесу. Принаймні, якщо вірити словам гуру маркетингу Мартіну Ліндстрому. У своєму бестселері “Малі дані: дрібниці, що криються у великих трендах” (2016) він стверджує, що малі дані можуть бути не менш, якщо не більш, важливими, ніж великі дані.

поради для фрілансера раціональне управління проєктом

Три фішки креативності для успішного розвитку вашого бізнесу

Що спільного між Біллом Гейтсом, Марком Цукербергом та Уорреном Баффетом? Вони багатії, так. Але як їм вдалося розбагатіти? Багато працювали? Звичайно. Чітко визначили свою мету? Ймовірно. Пощастило? Можливо. Та перш за все — всі вони використовують творчість як бізнес-інструмент.

поради для фрілансера робота в інтернеті 4.0

Рахунок-проформа: визначення та приклади використання

Що таке рахунок-проформа? Коли і для чого потрібен цей документ? Як він повинен виглядати? Ми зібрали відповіді на найбільш поширені запитання про рахунки-проформи, щоб ви могли стати справжнім фахівцем у галузі виставляння рахунків такого виду.

бухгалтерський облік онлайн виставлення рахунку-фактури

Тест, чи потрібен вам трекер для обліку часу

Надворі XXI століття. Робочий день в офісі з 9-ї до 17-ї більше не обов’язковий. Люди працюють віддалено, переважно із гнучким графіком, а учасники команд розпорошені по цілому світу. Управління бізнесом відбувається у хмарному середовищі.

ведення обліку робочих годин поради для фрілансера

Промисловість 4.0: робототехніка, штучний інтелект та майбутнє професій

Ро́боти, штучний інтелект і промислова автоматизація визначають особливості професій майбутнього. Минулого тижня на Всесвітньому економічному форумі світовими лідерами обговорювалася промисловість 4.0, або Четверта промислова революція. Рішучим кроком вперед є розробка такого програмного забезпечення, як zistemo, особливо, якщо розглядати його у контексті нових віянь.

бізнес-інтелект промисловість 4.0

Оптимізуйте роботу вже сьогодні!

Кредитної карти не вимагаємо.