Усі кваліфіковані спеціалісти, чи то майстри, чи то виробники, чи то механіки, тільки виграють, якщо будуть користуватись додатками для обліку часу чи для виставлення рахунків онлайн. Переконайтесь у цьому самі, ознайомившись із функціоналом розумного програмного забезпечення zistemo.
Світ інформаційних технологій не міг би існувати без кваліфікованих спеціалістів і майстрів. Інтернет, фондова біржа, центри обробки даних повністю залежать від практичних навиків роботи з кабелями, викрутками тощо. Хтось повинен був побудувати стіни, прокласти кабелі, щоб зробити цифрову магію реальністю. З іншого боку, можливості світу інформаційних технологій змінили ремесло як таке. Потрібно освоїти багато умінь і навиків, адже у сучасній мобільній епосі з’явились нові прийоми і робочі процеси. Особливо це стосується власників малого бізнесу та сімейних підприємств, які могли б отримати суттєву вигоду від таких рішень, як zistemo. Могли б, але, на превеликий жаль, не всі цим користуються.
Попрощайтесь із застарілим програмним забезпеченням
Чи за браком часу і вільної енергії від виснажливої адміністративної роботи, чи через страх що-небудь міняти, але величезна кількість талановитих власників малого бізнесу продовжують надавати перевагу паперовій роботі, електронним таблицям або настільки застарілому програмному забезпеченню, що ледве працює на комп’ютерах. Без жартів, багато кваліфікованих спеціалістів не можуть нічого оновити на своїх комп’ютерах чи навіть купити нові, тому що бояться, що необхідне програмне забезпечення перестане працювати. Наведемо переконливі аргументи на користь безпаперової бухгалтерії, тому, будьте ласкаві, дочитайте до кінця. Отож, як отримати вигоду від бухгалтерського документообігу 4.0?
Попрощайтесь з неефективною організацією робочого процесу
Давайте для прикладу проаналізуємо робочий день столяра. На одному із будівельних майданчиків він розпочинає підготовку для перекриття даху, аж раптом — задзвонив телефон: аварійна ситуація із дерев’яними конструкціями на іншому майданчику, що знаходиться у протилежному кінці міста. Що робити? Ще кілька років тому він би подзвонив у контору, де в ідеальному випадку хтось на кшталт помічника з адміністративних питань знайшов би вільного у цей момент члена команди якраз неподалік від аварійної ділянки. Але це, не забуваймо, — ідеальний варіант. З великою ймовірністю на практиці жодного помічника з адміністративних питань не існувало б. Натомість столяр безпосередньо із даху обдзвонював би своїх колег, щоб знайти когось для усунення несправностей. У гіршому випадку — йому довелося б покинути свою поточну роботу і самому поїхати до місця виклику.
Припустимо, він таки поїхав. Безпосередньо у припаркованій автівці нашому столяру довелося б взяти ручку, папір, щоб записати використане обладнання і час, що знадобився для вирішення проблеми із аварійною ситуацією. Безсумнівно, без паперу не обійшлося б, а увечері він передав би його у контору. А вже там хтось (чи то адміністративний помічник, чи то начальник, чи, як часто буває, дружина начальника, яка одночасно виконує обов’язки як адміністративного помічника, так і бухгалтера, і завідувача відділу кадрів) вніс би всю інформацію у стару-добру програму для ведення бухгалтерії і/або у текстовий документ для подальшого друку рахунку-фактури.
Переходьте до бухгалтерського документообігу 4.0
Пропонуємо вам перейти до значно, значно простішого бухгалтерського документообігу 4.0. Хороша альтернатива! Адже тоді столяр може зайти у свій обліковий запис у системі zistemo та швидко перевірити, над чим зараз працює решта членів його команди. Також він може надіслати повідомлення відразу всій бригаді, і член команди, який знаходиться найближче до аварійної ділянки, зможе поїхати і вирішити проблему. Буквально за кілька секунд додаток для обліку часу зазвітує витрачені на усунення несправностей години, в тому числі і час на дорогу, а потім додасть їх до рахунку відповідного замовника і проєкту. Ба більше, завдяки zistemo у вас під рукою завжди буде вся важлива інформація про клієнта, зокрема і про попередні аварійні ситуації на його об’єкті. Ця інформація допомагатиме швидко оцінювати проблеми і запобігати негативних наслідків аварій. Витрати на обладнання і матеріали можна легко засканувати за допомогою відповідних додатків та прикріпити копії квитанцій до рахунку-фактури клієнта. До речі, якщо говорити про рахунки, zistemo знадобиться лише декілька секунд, щоб згенерувати рахунок-фактуру на основі наявних у системі даних. А потім відправити його відповідному клієнту. І повідомити вас про здійснення оплати. Чи надіслати доброзичливі, але переконливі нагадування, якщо з певних причин було затримано проведення платежів.
Облік робочого часу для команди кваліфікованих спеціалістів
Попрощайтесь із паперовою документацією, яка лише гайнує ваш час. Більше немає необхідності переносити інформацію з паперових носіїв на комп’ютер, адже з zistemo все значно простіше. Завдяки бухгалтерії у хмарному середовищі всі ваші дані повністю готові для роботи з будь-якого місця та у будь-який зручний час, навіть на ходу. Облік робочого часу команди ще ніколи не був таким зручним. Достатньо лише увійти у свій обліковий запис у системі zistemo і натиснути “Розпочати”. Вуаля: витрачений час розподіляється відповідно до клієнтів і проєктів. За необхідності ви зможете відредагувати або додати дані вручну. І найприємніше: ви будете заощаджувати час і гроші на податках. Запросіть свого податкового консультанта і переконайтесь у всьому самі.
Складання кошторисів, виставлення рахунків-фактур, отримання платежів — все в одній програмі
Цифровий робочий процес економить не лише папір, але й час. І вам більше не доведеться займатись нудним і водночас складним веденням бухгалтерського обліку. Адже з zistemo стандартна організація роботи виглядає приблизно так: після переговорів член команди створює оцінку вартості для надсилання клієнтові, який або приймає пропозицію, або висловлює свої зауваження безпосередньо у системі zistemo. Як тільки всі сторони погоджуються з умовами, люди можуть починати працювати, звітуючи за допомогою додатку кожну хвилину і кожну витрату. На основі зазвітованих даних пропозицію можна адаптувати та швидко перетворювати на рахунок-фактуру. Рахунок буде надіслано клієнтові, який зможе оплатити його через Paypal, кредитною карткою, банківським переказом тощо. У випадку, якщо замовник вперто не платить, йому автоматично будуть відправлені доброзичливі нагадування.
Єдине, що zistemo не зможе зробити — це реальну фахову роботу, для якої вас, власне, і найняли. Звичайно, зміни лякають. Але зміни — надзвичайно корисні, адже завжди відкривають нові перспективи і можливості. Тому звертаюсь саме до вас, консервативні кваліфіковані спеціалісти. Не бійтесь змін! Переходьте до безпаперової роботи та заощаджуйте свій час. Не відкладайте змін на потім, починайте просто зараз із безкоштовної версії zistemo! Гарантуємо, що ви не пошкодуєте.
З найкращими побажаннями, zistemo
