Всі ми знаємо, що нам слід вести облік часу своїх працівників. І багато хто його сумлінно веде. Але більшість робить це неправильно, не докладаючи необхідних зусиль, або й взагалі без усвідомлення кінцевої мети. Розумне відстеження часу працівників (під “розумним” мається на увазі облік часу на базі хмарного середовища) не має нічого спільного з офісними кошмарами у стилі реаліті-шоу чи із табелями обліку, які колись використовувались на заводах. Раціональний облік часу передбачає більше справедливості, прозорості та ефективності як для роботодавців, так і для працівників. Отож, читайте далі, щоб дізнатись, як слід відстежувати робочий час з розумом.
Хмарний облік часу працівників
У чому суть хмарного обліку робочого часу працівників? І чим він відрізняється від будь-якого іншого “наземного” програмного забезпечення для відстеження часу? Хмарне середовище передбачає зберігання всієї інформації в одному і тому ж місці — у цифровій хмарі. При цьому сервери локалізуються не обов’язково там, де й офіс компанії. У нашому випадку хмара — безпечне і надійне серверне сховище даних, що знаходиться у Швейцарії, але докладніше ви зможете прочитати про це тут. Давайте розглянемо хоча б десять основних переваг хмарного зберігання інформації, пов’язаної з обліком робочого часу.
Раціональний облік часу передбачає більше справедливості, прозорості та ефективності.
1. Доступність
Хмара завжди доступна з будь-якої точки світу та з будь-якого пристрою. Очевидно, що це набагато краще, ніж звичне програмне забезпечення, що встановлене на робочому столі вашого комп’ютера в офісі, адже з нього не буде ніякої користі, коли доведеться відповідати на електронну пошту з дому (якщо ви, звичайно, все ще нею користуєтесь, але більше про це читайте за посиланням). Застосовуючи хмарний облік робочого часу, ваші співробітники зможуть увійти в систему і почати звітувати години у зручний момент із будь-якого місця земної кулі.
2. Точність
Хмарний облік робочого часу працівників більш точний, ніж будь-яка інша система. Ваші співробітники зможуть відслідковувати не тільки години і хвилини, а й навіть кожну секунду свого дорогоцінного робочого часу. Можливість запуску таймера у будь-який зручний час незалежно від локації підвищує точність звітування. Раптове збільшення кількості зазвітованих годин може навіть налякати деяких власників бізнесу, адже будуть виявлені всі перепрацювання та автоматично зростуть і витрати. Але не хвилюйтесь, точність — чудова штука! Бо ви повинні знати реальні можливості своєї команди для стабільного розвитку бізнесу.
3. Ефективність
Використовуючи розумний трекер для обліку часу, ваші співробітники почнуть звітувати реально витрачені на роботу години (без урахування часу на соціальні мережі протягом звичайного восьмигодинного розрахунку робочого дня). Хмарний облік робочого часу перш за все передбачає ефективний облік та підвищення мотивації не залежно від службових обов’язків та посади.
4. Прозорість
Зберігання даних в одному і тому ж місці та в одній системі передбачає новий рівень прозорості. Чому? Тому що ви матимете постійний доступ до своїх даних у режимі реального часу, принаймні, якщо будете використовувати щось на кшталт трекера від zistemo. Як роботодавцеві вам більше не доведеться чекати, поки звіти про робочі години опиняться на вашому столі, аби дізнатись, хто скільки часу витратив. Натомість ви завжди будете в курсі, хто над чим і де працює у будь-який момент часу.
5. Інтеграція даних
Інтеграція даних — ще одна перевага, чому слід зберігати всі бізнес-дані в одній і тій же системі. Розумний облік часу в хмарі дозволяє пов’язати зазвітовані години з проєктами, завданнями та клієнтами. Використовуючи додаток zistemo, наприклад, ви і ваші співробітники зможуть звітувати час відповідно до завдання, що автоматично пов’язується з проєктом і/або клієнтом. А це означає, що ви не тільки знатимете, хто, коли, над чим працює, але й хто, урешті-решт, буде за це платити.
6. Облік робочих годин команди у режимі реального часу
Ведення обліку робочих годин команди у режимі реального часу — найвагоміша причина для використання програмного забезпечення у хмарному середовищі. Можливість ведення обліку робочих годин команди у режимі реального часу є прямим результатом розумної інтеграції даних та їх доступності, що дозволить вам і вашим колегам тісно співпрацювати, навіть якщо члени команди розкидані на різних континентах. Завдяки огляду робочого часу “у прямому ефірі” кожен працівник зможе бачити те, чим зараз зайняті інші. Це забезпечує більшу прозорість і, зрештою, справедливість комунікації між членами команди.
7. Справедливість
Прозорість співпраці впливає на справедливість. Якщо кожен знатиме, скільки інші працівники витрачають часу на певні завдання, зросте взаємоповага між учасниками команди, загальна атмосфера стане більш дружньою, а співпраця — більш плідною.
8. Збалансованість між роботою та особистим життям
Хороші роботодавці знають, що для кожного важливо раціонально поєднувати роботу та особисте життя. Використання продуманого програмного забезпечення для обліку часу допоможе створити сприятливі умови для досягнення балансу. Давайте вашим працівникам необхідні перерви та не дозволяйте неоплачуваним понаднормовим годинам стати невід’ємною частиною вашого бізнес-плану. І, звичайно ж, не забувайте підтримувати рівновагу у власному житті.
9. Управління продуктивністю бізнесу
Облік часу — невід’ємний елемент управління ефективністю бізнесу. Ваші показники у підсумку визначаються фінансовим становищем, але все починається з часу, який ви виділяєте, а потім оплачуєте своїм найманцям за виконану роботу, який самі витрачаєте на ведення бізнесу і який виграєте за рахунок використання додатків для продуманого обліку часу замість складних таблиць чи інших програмних засобів.
10. Хмарний облік робочого часу працівників = бізнес-інтелект
Абсолютна точність, стовідсоткова прозорість та інтеграція даних — завдяки хмарному обліку часу ви зможете скористатися численними перевагами бізнес-інтелекту. Ба більше, у вас буде можливість не тільки зазвітувати кожну секунду роботи, а й відразу виставити відповідний рахунок. Зацікавились та бажаєте дізнатися більше? Читайте, яким чином zistemo може допомогти вам з КПЕ та бізнес-інтелектом.
Досить гайнувати свій час! Починайте вести облік просто зараз, абсолютно безкоштовно!
З найкращими побажаннями, zistemo
