Поговоримо про шляхи вдосконалення управління проєктами малого бізнесу чи фрілансовими проєктами, розглянемо, що таке управління проєктом і як ви можете використовувати методології менеджменту проєкту для розвитку своїх здібностей у ролі проєктного менеджера.
Отже, управління проєктами. Це словосполучення є одним із тих новомодних ключових понять сучасної бізнес-культури, як і “фріланс”. Чи були ви коли-небудь залучені до розробки проєкту і чи вам доводилось обговорювати на організаційній нараді про Scrum або гнучке управління проєктами? Якщо так – вам пощастило, і ви знаєте, що раціональне управління проєктом – завдання далеко не з простих. Якщо ж ні, і ви ніколи не мали справи з методологіями менеджменту проєктів, то вам пощастило ще більше. Але, можливо, прийшов час розібратися із цим процесом.
Етапи управління проєктом
Не хвилюйтесь, щоб бути хорошим менеджером проєкту, вам не обов’язково знати всі модні слівця. В основному, раціональне планування проєкту – не що інше, як здоровий глузд і здатність інтегрувати майбутні цілі та вихідну реальність, при цьому застосовувати методи ефективного управління часом. І саме в цьому zistemo може вам допомогти.
Не має значення, місію ви виконуєте чи проєкт розробляєте – відчуття ті ж самі. Уявіть собі ентузіазм на початку, складні часи і кризи протягом всього процесу та ейфорію на фініші. І все – місію виконано. Але найбільше у проєктах цінують колективні зусилля та злагоджену роботу команди. Кожен член команди працює над тим, що вміє найкраще, але таким чином всі разом досягають спільного результату, ключовими факторами отримання якого є раціональна організація і комунікація. zistemo – досконалий інструмент для управління проєктом, який максимально можливо спрощує його планування і запуск. Просто автоматично створюйте плани проєктів, і їх кількість немає значення, бо ви зможете легко керувати усіма одночасно.
Розумна комунікація
zistemo дозволяє спілкуватися про що завгодно, де завгодно і коли завгодно з будь-якого пристрою. Займаєтесь вітрильним спортом на узбережжі Атлантики? То вам справді дуже пощастило! Та як тільки ви підключитесь до інтернету, відразу ж зможете надолужити згаяне та приєднатися до будь-якої необхідної розмови. А якщо хочете трохи релаксації і спокою, пориньте в офлайн і насолоджуйтесь. Ви завжди встигнете повернутися до всієї потрібної інформації, коли будете до цього готові. Зазвичай середньостатистичний проєкт не робиться за день, zistemo зберігатиме всі ваші переговори у потрібних місцях. Таким чином, вам не доведеться знову повертатися до одних і тих же проблемних питань ще й у наступному місяці.
Цілі та етапи проєкту
У всього є свої цілі, і проєкти не є винятком. Але для успішного виконання місії однієї мети не достатньо. Вам потрібно визначити критичні завдання та віхи, щоб полегшити спілкування і підвищити мотивацію всіх учасників. З таких міркувань zistemo дозволяє поділити ваші проєкти на окремі завдання, за якими закріплюються люди, цілі і терміни, а після цього з чистим сумлінням можна починати працювати. Оскільки проєкти гнучкі, то у вас за кожної необхідності буде можливість додавати і змінювати ці завдання. Таким чином автоматично відпадає потреба у щотижневих скрам-мітингах, адже завдяки інформаційній панелі від zistemo ви постійно будете в курсі, які завдання викликають проблеми або які були виконані без зайвих зусиль. І все це у режимі реального часу! Тепер ви і ваша команда завжди будете приймати тільки правильні рішення.
Облік часу = Менеджмент часу
Раціональний облік часу має вирішальне значення для успішного виконання вашої місії. zistemo не лише складатиме точний розклад для кожного з усіх завдань і проєктів, а й завжди буде тримати вас в курсі, хто, коли, над чим працює і скільки часу на це витрачає. Завдяки автоматичному таймеру кожен член вашої команди може увійти у свій обліковий запис, закріпити свій час за певним завданням та почати його виконувати. Коли завгодно і де завгодно! Також ці дані у будь-який момент можуть бути доповнені або змінені вручну, бо інакше ви не змогли б враховувати тривалість кожного телефонного дзвінка. Тепер у режимі реального часу ви зможете стежити за всіма витратами на особовий склад своєї команди.
Поради та хитрощі формування команди
zistemo – cистема для обліку робочого часу, яка надає докладну інформацію про кожну секунду, витрачену членами вашої команди. Тепер ви зможете визначити трудомісткість завдань і таким чином з’ясувати, де саме кожен працівник насправді витрачає час. Можливо, ваш копірайтер занадто зосереджений на SEO замість того, щоб писати ефективний з точки зору підвищення конверсії контент. Або ж у вас є дизайнер, який може працювати з текстами, а інші спеціалісти могли б допомогти йому з логотипом. Раптом справді є сенс реорганізувати свою команду, призначити нового менеджера завдань або кардинально перерозподілити завдання. Якість проєкту прямо пропорційно залежить від ефективності організації робочого процесу. А хороші комунікативні зв’язки і раціональне керівництво мають вирішальне значення для створення сильної команди. zistemo враховує і дозволяє застосувати обидва цих фактори.
Бюджетне регулювання
Мабуть, ви опинялися в такій ситуації, коли ваша команда добре мотивована виконувати нове завдання, але у найневідповідніший момент закінчуються гроші, і це відразу вбиває всю ейфорію. Дуже часто провал проєктів зумовлено передчасним закінченням виділених на їх розробку коштів. З цієї причини закривають цілий проєкт або називають незавершену місію виконаною. Дуже прикро і вам, і клієнту, і команді, якщо проєкт провалюється через нікудишнє планування бюджету. zistemo в режимі реального часу забезпечує повний контроль над вашим бюджетом. У вас перед очима завжди будуть всі (і на персонал в тому числі) ваші витрати, розподілені відповідно до кожного проєкту, кожного завдання і кожного клієнта. Лише одним кліком зазвітований час перетворюватиметься на рахунки-фактури, які надсилатимуться клієнту, і ви продовжуватимете отримувати свої чесно зароблені гроші.
Рахунки-фактури та оцінки вартості
Завдяки тому, що zistemo закріплює завдання за певним проєктом, а проєкт за – клієнтом, ви відразу можете виставляти рахунок за кожну зазвітовану секунду, включно зі всіма іншими витратами у зручний для вас час і з будь-якого місця з доступом до інтернету. Будьте в курсі, які рахунки вже оплачено, а які прострочено. Швидко і професійно ви зможете перетворювати вашу оцінку вартості на рахунок-фактуру, а також переглядати, наскільки точною була ця оцінка, щоб відразу змінювати відповідним чином і рахунок. Наша команда передбачила можливість повідомляти клієнта про будь-які внесені вами зміни, а історія ваших переговорів буде зберігатися разом із виставленим рахунком. Тепер всі суперечливі питання будуть вирішуватись швидко і без зайвого клопоту, щоб ваші стосунки з клієнтами з часом тільки зміцнювались.
Місію виконано?
Всі етапи проєкту завершено, ви залишилися в рамках бюджету, і можна сміливо сказати, що місію виконано.Саме час для святкування! Ви і ваша команда це справді заслужили! Але будьте обережні: завершення одного проєкту – це початок наступного. zistemo завжди напоготові допомогти, навіть якщо у вас є кілька паралельних проєктів. Скористайтеся інформаційною панеллю від zistemo, щоб отримати повний контроль над цілями проєкту, його фінансовою частиною і командою. zistemo зробить все можливе, що ви і ваш екіпаж були повністю готові до зльоту. Завжди, скрізь і разом!
Просто отримуйте задоволення і насолоджуйтесь!
З найкращими побажаннями, zistemo
