Що краще: платіж протягом 30-ти днів з моменту виставлення рахунку, оплата при отриманні товару чи оплата у кінці місяця? Сьогодні поговоримо про платіжні нагадування та умови оплати, а також наскільки важливо їх правильно вибрати і налаштувати. Але розпочнемо з однієї історії.
Історія Миколи, якому не платили
Жив собі талановитий молодий чоловік на ймення Микола. Він був розумним і вмів гарно працювати руками, створюючи та продаючи авторські речі, і навіть почав отримувати зі свого ремесла дохід. Рідні, друзі та друзі друзів, а пізніше і знайомі знайомих купляли у Миколи його продукцію та платили йому гроші. І все було просто чудово. Але не довго…
Одного дня Микола усвідомив, що хоч він і працював цілими днями й ночами, але станом на кінець кожного місяця банківський рахунок все одно був порожній. Чому? Тому що чоловік зовсім не вмів стежити за грошовими надходженнями, йому не подобалось працювати з накладними, зрештою, як і з виписками із банківського рахунку. Він не надто переймався цифрами, бо ненавидів усе, що так чи інакше було пов’язане із бухгалтерським обліком, особливо — рахунки-фактури. Микола взагалі не хотів витрачати свій дорогоцінний час на їх створення та облік, ба більше, він навіть не задумувався про ведення обліку. І, як правило, не виставляв реальних рахунків-фактур, бо всі і так платили йому готівкою. Якщо все ж доводилось виписати накладну, Микола заповнював бланк безкоштовного онлайнового рахунку-фактури. І хоч він не до кінця розумів суті платежу протягом 30-ти днів з моменту виставлення рахунку, але все одно використовував цей шаблон накладної, бо без зайвих зусиль знайшов його онлайн, та ще й безкоштовно. Украй рідко Микола розсилав нагадування про оплату, бо ненавидів цей процес, тому запросто віддавав перевагу своїй улюбленій роботі. І щоб зайвий раз не набридати клієнтам, залишав рахунки й далі висіти неоплаченими. Врешті-решт, його покупцями були родичі, друзі і знайомі. І йому для щастя цілком вистачало можливості заробляти гроші, займаючись улюбленою справою.
Професійний підхід до вибору умов оплати
“Хха”, – подумаєте ви. –”Але я взагалі не маю нічого спільного із цим Миколою! Я – професіонал! І знаю все про важливість ведення обліку, використовуючи, для прикладу, професійний інструмент для виставлення рахунків-фактур, який ще й надсилає автоматичні нагадування про платежі”. Тим краще для вас! Але чи знаєте ви, як на ваш бізнес впливають нагадування про оплату? Правильний вибір умов оплати сприяє процвітанню вашого бізнесу, у той час як неправильний може навіть вбити його. Давайте розберемося, у чому полягали помилки Миколи.
Недоліки платежу до тридцяти днів з моменту виставлення рахунку
По-перше, це надання можливості проведення платежу до 30-ти днів з моменту виставлення рахунку. Переконана, ви бачили таку позначку на багатьох рахунках-фактурах, які вам коли-небудь надсилались. Але ви не змушені вибирати такий спосіб оплати тільки тому, що всі так роблять. Чи ви б стрибнули з моста, якби…? Думаю, що немає необхідності цю фразу продовжувати. Отож, повернемося до справи: платіж до 30-ти днів з моменту виставлення рахунку дає вашому адресату можливість не розкидатися готівкою і не платити аж 30 днів. Закономірно, що, як і більшість схильних до прокрастинації людей, він не буде оплачувати все і відразу, швидше, поставить рахунок-фактуру деінде, в ідеалі — разом з іншими аналогічними накладними, щоб оплатити їх пізніше. І цілком ймовірно, що максимально довго не платитиме. Тепер питання до вас як до відправника накладної: що відбуватиметься на вашому банківському рахунку? Все просто — він залишиться порожнім. Аж цілий місяць. Навіть за умови, що ви виконали роботу вчасно. І як власнику малого бізнесу, і як фрілансеру, вам потрібно планувати свій бюджет на місяць наперед, а місяць може бути довгим. Тобто протягом довгого і непередбачуваного проміжку часу ви очікуватимете на отримання виплат. Тому раджу вам, якщо ви, звичайно ж, не володієте величезним бізнесом із дуже надійним фінансовим становищем, не використовувати платежі до 30-ти днів з моменту виставлення рахунку чи виписки накладної. Натомість вказуйте коротший період: 7днів або 10 днів. А ще краще використовувати формулювання “оплата до семи днів” або “оплата до десяти днів”. А тепер перейдемо до наступного правила щодо вибору умов оплати.
Чітко вказуйте свої умови оплати
Швидкість отримання платежів прямо пропорційно залежить від того, наскільки чітко ви зазначили умови оплати. Здавалося б, однакові за змістом формулювання “платіж-нетто протягом 7 днів” і “оплата протягом 7 днів” все ж звучать по-різному. Деякі люди можуть просто не знати, що означає нетто, з іншого боку, необхідність оплатити товар чи замовлення протягом семи днів виглядає цілком очевидною. Однак, найкраще встановити точну дату закінчення терміну оплати. Саме тому zistemo може автоматично друкувати кінцеву дату оплати ваших рахунків-фактур. Для цього виберіть бажаний період зі зручного випадного меню, а zistemo самостійно вирахує потрібну дату, починаючи з дати виставлення рахунку, яку ви також можете встановлювати чи змінювати заздалегідь.
Налаштуйте привітні нагадування про оплату
Микола так і не отримував своїх грошей, тому що у нього була відсутня стратегія нагадувань про платежі. Насправді, він просто плутав поняття оплати рахунків із випрошуванням грошей. І це дуже поширена помилка. Але, повірте, ви чесно їх заробили! Кожну копійку! Адже це — угода: ви добре виконуєте свою роботу, а клієнт платить за неї хороші гроші. І якщо хтось не платить, попередньо погодившись на ваші умови, тоді — це не ваша вина. Без вагань надсилайте дружні нагадування, що будуть спонукати до дії. Якщо ви вже серед клієнтів zistemo, у вас є можливість протягом декількох секунд налаштувати автоматичні нагадування, використовуючи готові шаблони рахунків-фактур, розроблені фахівцями. Окрім цього, програма zistemo допомагає бізнесу долати національні кордони, і ви сміливо можете відправляти нагадування на багатьох мовах. Необхідно зробити лише кілька кліків. І більше ніколи не витрачайте свій дорогоцінний час на прострочені платежі.
Платіжні стратегії
Як отримати гроші вчасно? Запропонуйте якомога більше варіантів оплати — готівкою чи безготівково. Нехай клієнти вибирають! У програмі zistemo передбачено можливість налаштування різних способів оплати, щоб ви отримували платежі швидше. Але майте на увазі, що у деяких випадках безготівкового розрахунку вам доведеться платити комісію, часто як відсоток від отриманих грошей. А це, як-не-як, — частина від вашого доходу, і необхідно враховувати її при побудові стратегій оплати. Як варіант, можна інтегрувати цю плату до вашої цінової політики. У будь-якому випадку, чим простіше оплатити рахунок, тим швидше він буде оплачений. Це все, що потрібно завжди мати на увазі і Миколі, і вам, щоб продовжувати працювати успішно.
До речі, якщо такі іноземні абревіатури, як EOM чи PIA, нічого вам не говорять, скористайтесь англомовним переліком поширених умов оплати. І не хвилюйтеся, для процвітання справи вашого життя зовсім не обов’язково вільно володіти мовою бізнесу. Для цього у вас є ми, команда справжніх фахівців!
Продовжуйте наполегливо працювати та отримувати від цього задоволення!
З найкращими побажаннями, zistemo
