Захист інформації хвилює кожного, особливо у сучасному світі програм-шантажистів, порушень конфіденційності та хакерських атак.
А ваша інформація у надійних руках?
Пропонуємо пройти тест!
Автор фотографії Amy Walters / stock.adobe.com
Запитання. Де ви зберігаєте дані про своїх клієнтів?
- Хороше питання, мій помічник точно зможе відповісти і сконтактує з вами якомога скоріше. Як до вас звертатись?
- Дані клієнтів? Та я ж фрілансер, а не колекціонер даних. Якщо комусь потрібно, зі мною можна зв’язатись, скориставшись формою на сайті.
- Та ну… 2017-й надворі. У мене всі контакти у адресній книзі на смартфоні. За необхідності я можу навіть синхронізувати їх зі своїм ноутбуком.
- Дані моїх клієнтів у цілковитій безпеці. Я їх зберігаю у файлі Excel на своєму робочому столі. І додатково створюю резервні копії раз на місяць.
Порада. Потурбуйтесь про конфіденційність інформації своїх клієнтів!
Який ваш найцінніший актив? Це не гроші, і навіть не час. Це – ваші клієнти. Незалежно від того, чи ви є великим гравцем у світі бізнесу, чи фрілансером, що лише зрідка підпрацьовує, навіть не важливо, наскільки віддано і якісно ви виконуєте свою роботу, без людей, які готові вам платити, ви дуже швидко опинитесь за бортом.
Важливо стежити за якісним обслуговуванням своїх клієнтів. А для цього вам потрібні дані: імена, контакти, способи оплати і навіть особисті вподобання. Якою б не була інформація, ви повинні зберігати її приватність. Переконайтеся у стовідсотковій безпеці даних, які користувачі вводять у вашій контактній формі, а також як обробляються платежі.
В ідеалі, ви мали б використовувати надійну систему управління зв’язками із клієнтами, що має приватне хмарне сховище даних. Тоді уся необхідна важлива інформація буде доступна вам у будь-який час та з будь-якого місця.
Запитання. Де ви зберігаєте рахунки та квитанції про оплату?
- Дякую, що запитали. Будь ласка, зв’яжіться з бухгалтерією. Хвилинку… Який же до них номер?
- Чесно кажучи, у мене від бухгалтерського обліку аж мороз по шкірі! Числа, податки, прострочені платежі… І як люди дають із цим усім раду? Перепрошую, то про що ви питали…?
- Хто тепер колекціонує рахунки-фактури? Я використовую спеціальний додаток, який все робить автоматично. І навіть не маю уявлення, де зберігаються дані.
- У мене є всі рахунки на комп’ютерному робочому столі в офісі, а ще на зовнішньому жорсткому диску. Як було сказано, я щомісяця створюю резервні копії. Крім того, друкую всі документи і зберігаю у спеціальній шафі в кабінеті. Адже краще перестрахуватися, ніж потім шкодувати!
Порада. Використовуйте тільки безпечні сховища даних для своїх рахунків та чеків!
Упорядкуйте зберігання рахунків-фактур. Немає значення розмір вашого бізнесу, якщо ви підприємець. У будь-якому випадку вам потрібно правильно вести всі розрахунки. Друкування чеків та зберігання їх у шафі для документів — дуже популярний метод навіть сьогодні (іноді це вимагається юридично), проте він взагалі неефективний.
Використання бухгалтерського програмного забезпечення — хороший спосіб ефективно застосовувати свої дані. Залишається одна проблема, де безпечно їх зберігати. І вона вирішується автоматично, якщо використовувати надійну професійну систему обліку даних у хмарі. Резервне копіювання, безпека та доступність вас більше не хвилюватимуть, а приємним бонусом буде завжди актуальна інформація.
Запитання. Що ви робите з інформацією про облік робочих годин?
- Облік робочих годин? Думаю, наша команда його веде. Не знаю точно, як саме. Можете запитати Оксану із відділу кадрів, вона має бути в курсі.
- Каюсь, винен / винна… Знаю, що треба вести облік часу, час від часу згадую про це, а іноді просто забуваю.
- Перепрошую, але 2017-й надворі! Хтось справді продовжує вести облік часу? Я повністю довіряю своїм людям, а ще — плачу їм за результати, а не за час.
- Ми інвестували у спеціальну систему для обліку часу, що повністю задовільняє наші потреби. Коштує вона відповідно, дорого… І я, звичайно ж, зберігаю всі копії файлів із зазвітованими даними на своєму комп’ютері.
Порада. Ведіть облік робочого часу!
Не має значення, чи ви фрілансер, чи власник великої компанії, бо вести обілік часу слід у будь-якому випадку. При правильному застосуванні інформація про те, скільки часу і на що витрачає команда, підвищить продуктивність та заощадить ваші гроші.
Якісний облік часу жодним чином не пов’язаний зі стеженням за роботою працівників та не закінчується на щомісячних табелях обліку. Мета продуманого трекера часу — збереження вашого здоров’я і здоров’я ваших колег та підвищення продуктивності водночас.
Якщо ви знатимете, скільки часу і на що витратили, і, зрештою, хто за це повинен платити, то зможете більш ефективно планувати наперед та приймати раціональніші ділові рішення. І не забувайте подбати про конфіденційність даних про зазвітований рбочий час.
Запитання. У кого є доступ до вашої ділової інформації?
- Гаразд, я — директор, відповідно доступ є у мене. У кого ще? Хм, точно не знаю. Зараз дізнаємось у моєї помічниці.
- Хороше питання. Я працюю поодинці, тому доступ є тільки у мене. За винятком мого друга Марка, він розробляв вебсайт. І Макса, який певний час працював із бухгалтерією. Не маю уявлення, чи у них збереглась якась інформація.
- Я і моя команда використовуємо на своїх смартфонах функціонал авторизації за відбитком пальця. Ми постійно стежимо за новітніми додатками і програмами.
- Я пишаюся нашою системою зміни паролів. Вона настільки хороша, що іноді я й сам / сама не пам’ятаю паролів. Не хвилюйтесь, у мене все записано. І персонал також може скористатися моїми записами.
Порада. Не забувайте контролювати доступ до бізнес-даних!
Знання — це сила, і тому потрібно контролювати доступ до знань про ваш бізнес. Перш за все, не діліться своїми паролями ні з ким і ніколи їх не записуйте. Двічі подумайте перед тим, як встановлювати на смартфоні новий додаток та надавати йому якісь права доступу.
Визначте найбільш вразливу ділову інформацію, і кому слід надавати до неї доступ. А найважливіше — використовуйте рішення для бізнесу, що включають контроль доступу.
Створюйте окремі облікові записи для тимчасових працівників та для людей, яким ви можете повністю довіряти. Не забувайте закривати акаунти учасників, які з тих чи інших причин залишили вашу компанію.
Автор фотографії tashatuvango / stock.adobe.com
Запитання. Як часто ви оновлюєте свою систему?
- Яку систему ви маєте на увазі? Хвилинку, зараз надішлю листа Марині із відділу IT, вона мала б знати.
- До біса оновлення! Ненавиджу, коли посеред роботи над чимось важливим мій комп’ютер хоче виключитись. Майже ніколи не встановлюю оновлень.
- Ось чому я люблю свій смартфон! Мені нічого не доводиться робити, він все виконує замість мене. Уявлення не маю, як часто система оновлюється…
- Зараз ми нічого не оновлюємо, бо наша система обліку часу не підтримує новішої версії ОС. Навіщо ламати те, що бездоганно працює?
Порада. Встановлюйте оновлення регулярно!
Будь ласка, ЗАВЖДИ ставте оновлення! Перевіряйте, чи ви користуєтесь останніми версіями програм і додатків. Дозвольте пояснити. Ви замінили б замок у своєму автомобілі, якби знали, що він несправний? Переконана, що замінили б. У більшості випадків комп’ютерні оновлення пов’язані із виправленням помилок і навіть із залатуванням дір у безпеці.
Завжди робіть резервні копії перед оновленнями. А якщо ви бажаєте уникнути цих зайвих клопотів, скористайтесь професійним хмарним рішенням на зразок zistemo, автоматизуючи процеси оновлення та резервного копіювання.
Автор фотографії vege / stock.adobe.com
Надійний захист інформації — ще одна компетенція zistemo
Щоб максимально можливо спростити вам ділове життя, ми інтегрували в одну програму всі необхідні процеси: від створення рахунків-фактур та обліку часу аж до проведення платежів. Контролюйте права доступу, бізнес-аналітику та резервне копіювання.
Завдяки нашому хмарному рішенню для бізнесу вся ваша ділова інформація зберігатиметься в єдиному місці на серверах у Швейцарії, надійно захищених рівнем банківської безпеки.
Звучить надто гарно, щоб повірити? Спробуйте! Це абсолютно безкоштовно і без жодних обмежень.
З найкращими побажаннями, zistemo
